文档管理

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出口文档管理面临的问题与挑战
多国政府都鼓励通过电子申报的方式提交全球贸易信息,合作伙伴也通过网络保持联系,但数据依然主要以“文档”形式进行交换。在收集数据和数据格式方面,表格一直发挥着重要作用,纸质表格已逐步被 PDF 表格取代。
 
每次交易中出口商都有责任制作此类表格并将其发给货运代理人、客户及相关政府机构。这些文档被派发后,后续可能需要进行修订,最终还需要存档,以备审核和参考之用。
 
面临的挑战包括:
确定和完成政府及交易监管机构所需的文档
制作货运代理人、客户和报关行所需的文档
将正确的文档分发给相关各方
管理文档的修订、传送和存储
追踪文档要求,例如是否需要公证或正式版本
建立并实施文档职能方面的业务流程
出口文档管理
 
Amber Road 如何助您取得成功

Amber Road 出口管理解决方案使用文档生成系统来管理与文档确定、分发和存储相关的活动。
我们设计了一整套可配置的业务规则,可帮助您根据交易类型、进出口国家和合作伙伴等确定交易所需的文档。引擎会从 Global Knowledge® 系统中提取文档要求,该系统每天都会由 Amber Road 的全球贸易专家进行更新。
 
系统自带了大量的多语言文档模板,还可提供灵活的文档设计功能,可以创建自定义的表格和模板。您还可以根据可配置的业务规则来生成文档。由于一些规则可能会生成重复的文档,因此会有一个合并和确认的过程,以对现场数据进行检查和核实。系统支持表格的电子签名功能。
 
生成文档之后,可以通过电子邮件将文档分发给相关方。然后,文档会被存储在集中的资料库内并与交易关联,实现高效的搜索与检索。
功能
优点
文档确定
使用完善的业务规则自动分析出口交易所需的文档
自动确定多航段货运的不同航段所需的文档
建立合并和优先级规则,消除重复
验证是否满足文档要求
文档生成
使用直观的界面设计定制文档,包括系统字段、字体及颜色设置
从包含的众多文档模板中选取所需的文档类型以满足业务和监管要求,例如商业发票(CI)、托运书(SLI)、装箱单(PL)、提单(BOL)等
添加图片,用作电子签名
根据业务规则选择生成文档的时间
文档分发
创建、修改并预览特定交易类型需分发的文档列表
选择预定义的收件人列表或手动输入收件人地址,然后将文档发送给系统用户或外部电子邮件地址
输入文档电子邮件的标题和正文
文档管理
在系统中定义文档类型;注明交付周期、是否需要公证、签名或是否必须为正式形式
显示与特定交易相关联的所有文档
上传新文档,并将其与合作伙伴或交易相关联
 
Amber Road 的优势
Amber Road 作为全球首屈一指的国际贸易管理(GTM)供应商,已经:
  • 在全球 80 多个国家,帮助超过 500 家全球 2000 强跨国企业管理其国际供应链;
  • 每年处理超过 6 亿笔跨境交易,帮助企业合规快速地开展国际贸易
  • 每年更新 147 个国家的 1300 万条涉及国际贸易的法律法规,实时更新监管要求。
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