文档管理

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文档管理面临的问题与挑战
多国政府都鼓励通过电子申报的方式提交全球贸易信息,但数据依然主要以数码和纸质形式的“文档”进行交换。在收集数据和数据格式方面,表格一直发挥着重要作用,如今纸质表格已被 PDF 表格取代。
 
每次交易中,进口商都有责任制作表格并将其发给货运代理人、客户及相关政府机构。这些文档被派发后,后续可能需要进行修订,最终还需要存档,以备审核和参考之用。
 
面临的挑战包括:
  • 确定政府和交易监管机构所需的文档
  • 制作货运代理人、客户和报关行所需的文档
  • 管理文档的修订、传送和存储
  • 追踪文档要求,例如是否需要公证或正式版本
  • 建立并实施文档职能方面的业务流程
进口文档管理
 
Amber Road 如何助您取得成功
Amber Road 进口管理解决方案使用文档生成系统来管理与文档确定、分发和存储相关的活动。
 
我们设计了一整套可配置的业务规则,帮助您根据交易类型、进出口国家和合作伙伴等确定交易所需的文档。引擎会从 Global Knowledge® 系统中提取文档要求,该系统每天都会由 Amber Road 全球贸易专家进行更新。
 
系统自带大量的多语言文档模板,可提供灵活的文档设计功能,创建自定义表格和模板。您可根据可配置的业务规则来生成文档。由于一些规则可能会生成重复的文档,因此会有一个合并和确认的过程,对现场数据进行检查和核实。系统支持表格的电子签名功能。
 
文档生成后,可通过电子邮件分发给相关方,并被存储在集中的资料库内与交易关联,实现高效的搜索与检索。
 
功能
优点
文档确定
使用复杂的业务规则和全球贸易数据自动分析进口交易所需的文档
建立合并和优先级规则,消除重复
验证是否满足文档要求
文档生成
使用直观的界面设计定制文档,包括系统字段、字体及颜色设置
从众多文档模板中选取所需的文档类型以满足业务和监管要求,例如商业发票(CI)、托运书(SLI)、装箱单(PL)、提单(BOL)等
添加图片,用作电子签名
根据业务规则选择生成文档的时间
文档分发
创建、修改并预览特定交易类型需分发的文档列表
选择预定义的收件人列表或手动输入收件人地址,然后将文档发送给系统用户或外部电子邮件地址
输入文档电子邮件的标题和正文
文档管理
在系统中定义文档类型,注明交付周期、是否需要公证、签名或是否必须为正式形式
显示与特定交易相关联的所有文档
上传新文档,并将其与合作伙伴或交易相关联
 
Amber Road 的优势
Amber Road 作为全球首屈一指的国际贸易管理(GTM)供应商,已经:
  • 在全球 80 多个国家,帮助超过 500 家全球 2000 强跨国企业管理其国际供应链;
  • 每年处理超过 6 亿笔跨境交易,帮助企业合规快速地开展国际贸易
  • 每年更新 147 个国家的 1300 万条涉及国际贸易的法律法规,实时更新监管要求。

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